正式執行計畫，品味牙醫診所上下如何度過磨合、撞牆、陣痛期？

執行長面對需要管理整間診所時怎麼調適自己的心態？

對於自己工作內容的轉換，這是最需要調適的，當責任變多，壓力肯定變更重！但在面對工作之前，我會先找到一個屬於自己紓壓的方式，為什麼要在還沒工作前先找到紓壓方式呢？原因是因為當工作壓力一大，要面臨工作又要調適自己，我相信很少人可以同時把這兩件事情做到最好，所以我會建議執行長及幹部們先認識自己，找到自己的目標與學習對象，當工作遇到瓶頸時，我就會去找我的學習對象討論，需要聽聽他人想法與建議，在討論時也可以激發自己的新想法，進而在工作時回到最佳狀態。

另外我一定會讓員工知道，即使我今天不是員工的直屬主管，我還是很願意隨時聆聽大家的聲音、給予幫助，讓診所的團隊更加有安全感與信任感。

當工作量變大、來自四面八方的問題瞬間湧入時，疲勞指數大幅上升，工作壓力也會越來越重，這時如何調適自己的放鬆方式很重要，找到目標，向學習對象討論激發新靈感，或是不斷地給予自己信念，相信自己一定做得到，總之找到屬於自己的紓壓方式最最重要。

面臨診所人力不夠時，如何調整？

當診所人力因組織架構轉換而不足時，我們會先讓每位員工身兼多職，並持續尋找適合該職務的人選加以培訓。但也因為每個人負責的事情變更多，所以不會要求員工把工作做到最高標準！我會建議一開始先把工作內容訂的廣一點，等到每個職務都有人時，再把工作標準要求得再深一點。

隨時預備人力是最保險的做法！但當診所面臨過渡時期，對於身兼數職的員工的要求可以做調整，避免高標準的要求讓員工難以負荷，這時也要持續尋找合適人選，讓組織架構中的每個位子盡快補齊，縮短人手不足的過渡期。

員工需要重新適應時，執行長如何幫助度過？或是員工因不適應想要離職，如何留住人才？

當員工因為組織架構更動，發生不適應新的工作崗位的情況時，我們會先評估他是否盡了最大努力去適應調整，如果我們認為這位員工還有很多進步的空間，會繼續引導她去嘗試，遇到狀況再找主管聊聊，但若是員工不適應想離職，我們會先跟員工進行一對一面談，了解該員工發生什麼狀況，是因為工作內容、環境或私人因素，如果是工作上可以協助調整的地方，我們都會去做，並且告知員工我們有做了哪些事情，即使最後的結果不如預期，他們也會非常信任主管，如果是因為私人因素，我們也會盡力給予幫助，不論哪方面，都會做到讓員工感受到主管是如此重視與關心的。

任何管理階級的人員，都必須要協助並留住人才！包含幹部們都要學習如何幫助或留住員工，透過談話、適時的引導他們，給予堅持下去的動力，讓他知道我們是非常照顧員工心情的，有需求我們都會竭盡所能去調整！

執行長如何去訂定幹部的職務範圍？

先思考希望幹部們達成哪些目標，而為了達成這樣的目標，幹部會需要完成哪些事項，透過這樣的方式大致列出每位幹部的職務內容，等到幹部熟悉所有工作內容並且可以自主思考，就可以讓他自己訂定要達成的目標。利用這些工作內容制定每個幹部的職務合約，當未來有員工要晉升為幹部時，就可以用職務合約跟他討論未來的工作內容，讓員工了解這些工作都是他的責任，日後比較不會有無法達成共識的問題產生。

執行長要確保幹部們都清楚自己職掌範圍內有哪些工作，一開始施行組織架構時，對於訂定幹部職務可能會無從下手，比較簡單的方式是先想該職務要達到的工作目標，從這方面下手會比較快找到方向，有了職務範圍便可制定出職務合約，明確的讓幹部知道需要具備哪些能力，以及身為幹部，除了例行工作事項外，怎麼帶領底下的人，也是幹部需要學習的部分喔！

執行長如何引導、訓練幹部們管理底下的部屬，給予幹部們幫助？

我自己在領導部屬的方式跟其他人比較不一樣，我希望部屬們可以像是我的家人一樣，什麼事情都與我分享，所以當我發現他在某個工作項目遇到挫折時，我會先聽他分享，再提供我的想法與經驗談。

另外我最常做的就是引導幹部們去想方案，如果今天實施方案A可能會發生什麼事情，方案B預期有什麼結果，甚至是方案C，挑出成功性最高的方案加以執行，有點像小朋友的團體教育方式，進而讓幹部們達到自主思考，並不是都由我一個人發想，幹部們只是聽命行事，以這樣的模式進行，幹部們才可以長得又高又強壯。

找到可以激發幹部成長的模式！引導部屬的方式有很多種，培養幹部的思考能力，是我們不斷在做的事情之一。當幹部卡關時，除了傾聽之外，最重要的是持續幫助他們去發想新的方案，分析每個方案執行的優、缺點，鼓勵他們嘗試新東西，直到幹部們都找到適合自己的工作模式！

執行長怎麼與醫師溝通，兩者之間如何達到更好的協調跟配合呢？

相信很多人聽到執行長要輔助醫師時，一定覺得很不可思議吧！身為助理身分的我該如何去引導醫師甚至跟他溝通？

後來我體悟到，其實我與醫師們的任何溝通，都是為了達到「協助他們在工作時更加順利」的目的，知道這點後，我開始朝著如何幫助醫師的方向前進，例如：協助醫師達到業績目標，協助醫師看診過程更順利，甚至協助醫師生活所需，讓醫師知道我很努力的在幫助他們，並不是像一般管理命令要求做事的方式，也因為這樣得到了醫師們的信任，之後我們每件事就更容易溝通，彼此也配合得更好。

朝著「協助他們，讓工作更加順利」的方向前進！尚未建立組織架構時，醫師院長一人身兼多職，要看診、進修、管理診所，其實沒有太多時間可以與醫師溝通，而執行長相對醫師院長來說，有比較多時間可以傾聽醫師們的需求，去配合每一位醫師的調性，與醫師們建立更好的合作模式。

結論

此篇為慧雯執行長的經驗分享：

當今天你身處的位置越高，身上的責任就更重，從自己一個人到管理部門到管理院所，壓力肯定不小，學會「紓壓」，算是升上幹部和執行長們一定要學會的第一堂課！

人力管理是幹部/執行長們的第二堂課，幹部們要學習如何適度給予員工協助、引導員工，也需要學習如何幫助員工放鬆、保持愉悅的心情工作，用心傾聽員工的心聲，是我們不斷要求幹部們要做到的一件事！

人力管理是一門學問，剛升任執行長或幹部時，對於新的工作職掌一定會較為陌生，而這時職務合約的存在就顯得更加重要，像一盞明燈帶著你做屬於自己工作上該做的事！

當所有工作內容重新劃分時，不是所有員工都能夠快速上手，原本的助理升上幹部後，除了例行工作外還多了管理的責任，讓大家更容易因為壓力、挫折而選擇放棄，這時執行長的角色變得更為重要，需要穩住幹部的心態、訓練幹部獨當一面、與醫師建立新的配合模式、管理診所等等。

面對新的職務改動，大家都在學習怎麼挑起這個職務的重擔，讓自己順利進入到新的工作狀態中，初期大家都還不習慣這些轉變，過程中也耗費我們不少時間跟心力，大家都是邊做邊學，在失敗中成長，才成就了現在的我們！

下一篇我們將會跟大家分享：度過磨合期後，診所現階段的發展及成長。

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「決心改革的品味」待續

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主筆：三口管理顧問執行長 ／ 王慧雯
編輯：三口管理顧問 ／ 小小