｜在『經營診所初期』，尚未建立管理制度的品味怎麼運作的？

初期在管理制度尚未建立時，當時診所的規模大小

對於診所的管理長來說，一開始小型診所的工作量是可以負荷的，但經營了5-6年後，隨著醫師、助理人數不斷增加，診所營運初期的管理方式已經不適用於現在的診所規模，管理長開始無法負荷更龐大的工作量！

診所在當時已經發展一段時間，大約是10位醫師左右，每個門診都大約開五張診療椅，助理人數大約15位左右，診所規模適中，不過因為診所端的事物無法穩定運行，因此我們遲遲不敢繼續擴展下一家診所。

隨著醫師、助理人力不斷增加，但因為人力調配、診所運行不穩，因此即使有想成立下一間診所的念頭，仍遲遲無法跨出第一步。

初期診所如何進行人力規劃？由誰負責排班？

管理長要管理統籌全院所有的人力，並且負責招募面試等，包含醫師、助理們的人力都是由管理長執行。

在沒有管理制度的時候，我們會 #安排助理輪流負責行政業務，例如：進貨盤點，採購，行銷，庶務等，每三個月換下一位助理排班，排班者必須安排每天助理上班的人數以及醫師看診人數，同時也要負責每天助理或醫師臨時請假時的人力調度。

當我們沒有明確的定出每個人工作事項，長久下來不論是員工還是管理階層人員，都很有可能會疲於應付這些另外的行政事務。

當時診所運行的模式是什麼呢？

診所的運作靠全體員工支撐，在當時是靠全體員工分工執行，我們會讓每個人都有負責的工作項目，並安排行政班讓大家可以在行政時處理負責項目。分配方式就是以誰適合什麼工作就給他去執行，像有人適合盤點就交給他，有人適合健保行政事務，就請他負責健保的事項。

診所的管理由管理長和副管理長二人執行 ——雖增加副管理長職，但仍無法有效協助管理長。

一開始是由一位管理長負責，當診所規模慢慢擴增，醫師、助理的人數持續增加，管理長的工作量開始越來越多，漸漸地開始需要人力支援，所以後來我們決定請一位副管理長協同處理。

雖然我們新增副管理長了，讓副管理長負責診所一半以上的行政事務，但因為職權沒有下放給副管理長，所以基本上員工們遇到事情時，都還是會直接找管理長解決，副管理長沒辦法給予太多幫助。

初期診所運行採全體員工分工，由管理長及副管理長負責管理診所，雖然有了副管理長，但是因為工作分配、職務階級不明確，任何問題最後還是會找管理長處理，導致管理長分身乏術，在管理診所時非常吃力，又無法達成股東想要的績效。

在沒有管理制度時，有遇到什麼困難嗎？其中令人最印象深刻的是？

管理長很常因壓力太大而提離職 ——我們很常面臨到管理長因為壓力大、撐不下去而選擇離職，或是當管理長一休假，許多工作就停頓無法正常進行。

助理端也是這樣，當診所遇到有人請長假或是突然離職時，很多業務都銜接不上來，或是助理們的工作量會突然暴增，也因為沒有當責可以處理的人，變得醫師或診所有狀況時，都無法有人可以協助處理，即使當下有較資深的助理，也無法處理的很完善。

當時的診所，就是抱著一天過一天，能夠把今天的事情處理好就好，沒有其他的想法，沒有未來的規劃。

因為管理長不在許多事情被迫停擺 ——以下是曾經擔任品味牙醫診所執行長 慧雯的親身經歷：

其中印象最深刻的事情是我還是管理長的時候，突然接收到醫生通知我要去生產了，因為狀況非常臨時，所以自己手上有很多事情都無法順利完成交接，例如：約了廠商要維修，要簽約都無法順利進行，甚至耽誤到了診所裝潢進度與醫師看診的時間等等。

所以我覺得要有好的管理制度，明確的規劃出員工的職務內容，訂定出診所的組織架構，這樣管理長才能夠很順利的把每一件事情都快速交接給底下的人，讓每件待辦事項都能繼續被完成，如果今天診所沒有規劃出這些，是很難將每件事情做到最好的！

當我們遇到管理長及員工們的離職或是臨時請長假的情況，許多工作無法銜接上只能先停擺，或是其他員工的工作量會突然增加，如果沒有改善這樣的情形，會遇到更多員工提出要離開的想法

結論

當時的品味正處於擴張階段，隨著診所的成長，管理模式與人力分配的問題逐漸浮出，導致品味的發展躊躇不前，一直無法前進！

面對診所人力不斷擴編，管理長被賦予的責任愈來愈重，即便有副管理長的幫忙，模糊的組織架構及分工也開始讓診所陷入混亂，長久下去對診所營運來說並不樂觀。

當你遇到以上情況時，首先應該去了解全體人員手上負責的工作有哪些，並且把所有工作分類，概念其實跟部門很像，屬於該部門的工作可以全權交給他們負責，類別可以依照自己的需求去做調整，將組織詳細劃分，進而有效達到「專業分工、各司其職」的理念！

下一篇我們將會跟大家分享：當品味再遇到這些情況後，為了要突破現況做了哪些改變，包含規劃、建立診所組織架構，劃分職責訂出全體員工的職務合約等內容喔～

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「決心改革的品味」待續

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主筆：三口管理顧問執行長 ／ 王慧雯
編輯：三口管理顧問 ／ 小小